Steg 4 – Kjøp noe

Dette er del 4 i en serie som tar for seg hvordan du enkelt kommer i gang med Ajour Office.

Etter å ha tilpasset virksomheten til ditt behov i steg 1, fått på plass den inngående balansen i steg 2 og kommet i gang med salget i steg 3, har du nå behov for å kjøpe noe for å holde driften gående.

Ajour Office er et komplett forretningssystem med såkalt ende-til-ende kjøpsprosess som enkelt lar deg gjennomføre innkjøpene dine. Du kan selv velge hvor i løpet du ønsker å starte i hvert tilfelle, for eksempel først sende en bestilling eller registrere en regning (inngående faktura) eller kontantkjøp direkte.

Et typisk kjøpsforløp kan se slik ut:

Bestilling   >   Mottak   >   Regning   >   Utbetaling

Les også: Vareimport og mva, Tjenesteimport og mva

Registrere et kjøp

Vi har vært innom Esso og fylt opp tanken og fått med oss en kvittering for kjøpet. Vi har betalt kontant med kort og velger derfor Kontantkjøp fra Dokumenter-menyen:

Se en live demo av denne veiledningen:

Programmet henter da opp kontantkjøp-skjermbildet hvor vi klikker Ny-knappen  som gir oss et tomt dokument klart til utfylling. Vi angir kvitteringsdatoen i Dato og klikker så Hent inn-knappen  for å skanne inn kvitteringen som et filvedlegg til dokumentet. Alternativt kan vi bruke Sett inn-knappen  om filen allerede finnes et sted på disken:

Regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og sikret mot ødeleggelse og tyveri i 5 år og skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll. Det stilles ingen formatkrav til oppbevaringsmedium. Hvis regnskapsmaterialet er oppbevart elektronisk, skal det foreligge en sikkerhetskopi som må oppbevares atskilt fra originalen. Når sikkerhetskopien foreligger, kan du kaste papirmaterialet. I Ajour Office er det enkelt å sikkerhetskopiere den aktive virksomheten til en komprimert (zippet) mappe via menyvalget Fil > Sikkerhetskopiering.

Etter innskanningen angir vi leverandørens navn i Kontakt og trykker Enter eller Tab. Siden kontakten ikke finnes fra før, spør programmet om vi ønsker å opprette den nå:

Vi anbefaler at du også i kontantkjøp alltid registrerer leverandøropplysninger selv om dette ikke er påkrevd ved beløp under kr 1 000. Ajour Office vil da nemlig hjelpe deg neste gang du registrerer et kjøp fra den samme leverandøren ved at programmet da husker og foreslår kontonummeret som ble brukt sist.

Vi velger Ny for å åpne et nytt kontaktkort med leverandørens navn ferdig utfylt:

Vi angir leverandørens adresse og eventuelle andre opplysninger som org.nr (på skillekortet Diverse) og klikker så Lagre-knappen  for å returnere til kontantkjøp-skjermbildet. Vi angir så kvitteringsnummeret i Refnr.

I Konto angir vi aktuell kostnadskonto fra kontoplanen, eller vi kan bytte fra Konto til Vare om vi heller ønsker å opprette/benytte en varekode for kjøpet. Da må kontoen settes på varen. I Pris angir vi bruttobeløpet fra kvitteringen:

Merk at i Bet.konto (betalingskontoen) har programmet lagt inn konto 1920 Bankinnskudd siden dette er vår standard betalingskonto. Endre til en annen konto om nødvendig.

Vi anbefaler at du alltid betaler kontantkjøp med en eller annen type betalingskort. I en travel hverdag er det lett å miste småkvitteringer, men bankutskriften eller utskriften fra kortselskapet vil alltid vise hva du har belastet kontoen med og du vil dermed ha full oversikt over alle betalinger.

I Avgift har programmet foreslått kode 10 Fradrag for inngående mva, høy sats fra opplysningene på kontoen. Vi aksepterer avgiftskoden og klikker Ins-knappen  for å legge linjen ned på skillekortet Varer:

Da er kjøpet ferdig ført og vi klikker Lagre-knappen  for å avslutte og bilagsføre det i regnskapet:

Legg merke til at dokumentet fikk status  Oppgjort i det vi lagret.

Ajour Office oppdaterer dokument- og linjestatusene fortløpende med et farget siffer 0 – 9 som kan ha ulik betydning i de ulike transaksjons-/dokumenttypene, bortsett fra status 9 som alltid betyr Oppgjort. Statusene er søkbare via Søk-knappen  i transaksjonsskjermene.

Her er bilaget som programmet opprettet automatisk i det vi lagret:

Den innskannede kvitteringen er også tilgjengelig herfra via knappen Åpne-filvedlegg .

Om du ikke ønsker å oppbevare kvitteringene (kun) elektronisk, anbefaler vi at du skriver bilagnummeret på papirkvitteringen sammen med årstallet slik: 12/2017. Da har du krysshenvisning mellom kvitteringen og registreringen i programmet. Kvitteringene settes så inn i bilagspermen i bilagnummerrekkefølge.

Les også: Vareimport og mva, Tjenesteimport og mva