Steg 3 – Selg noe

Dette er del 3 i en serie som tar for seg hvordan du enkelt kommer i gang med Ajour Office.

Etter å ha tilpasset virksomheten til ditt behov i steg 1 og fått på plass den inngående balansen i steg 2, er du nå endelig klar til å selge noe slik at du skaffer deg inntekter.

Ajour Office er et komplett forretningssystem med såkalt ende-til-ende salgsprosess som enkelt lar deg gjennomføre salgsløpene dine. Du kan selv velge hvor i løpet du ønsker å starte i hvert tilfelle, for eksempel registrere en ny ledetråd, opprette en salgsmulighet, gi et tilbud, ta en ordre eller sende faktura direkte.

Et typisk salgsforløp kan se slik ut:

Tilbud   >   Ordre   >   Uttak   >   Faktura   >   Innbetaling

Registrere et salg

I vårt tilfelle velger vi å fakturere kunden direkte uten noe forutgående steg/dokument. Vi skal registrere et kredittsalg og velger derfor Faktura fra Dokumenter-menyen:

Se en live demo av denne veiledningen:

Programmet henter da opp fakturaskjermbildet hvor vi klikker Ny-knappen som gir oss en tom faktura klar til utfylling. I Kontakt angir vi kundens navn og trykker Enter eller Tab. Siden kontakten ikke finnes fra før, spør programmet om vi ønsker å opprette den nå:

Vi velger Ny for å åpne et nytt kontaktkort med kundens navn ferdig utfylt:

Vi angir kundens adresse og eventuelle andre opplysninger som e-post (på skillekortet Diverse) og klikker så Lagre-knappen  for å returnere til fakturaskjermbildet. Her har programmet nå fylt inn betalingsvilkåret fra kontaktkortet og beregnet forfallsdatoen. Vi angir så kundens kontaktperson i Deres ref og oppretter også denne som ny kontakt.

Tilbake i fakturaskjermbildet angir vi varekoden i Vare og trykker Enter eller Tab. Siden koden ikke finnes fra før, spør programmet om vi ønsker å opprette den nå:

Vi velger Ny for å åpne et nytt varekort med varekoden ferdig utfylt:

Ajour Office opererer med en rekke forskjellige varetyper og hvilken type du velger avgjør for eksempel om det vil regnes beholdning på varen eller ikke ved salg og kjøp. Standardtypen er Ikke lagervare, altså at det ikke regnes beholdning. Velg typen Lagervare for varer du kjøper inn til lager for videresalg.

Vi angir varenavnet, endrer type til Tjeneste og legger inn timeprisen på skillekortet Priser og klikker så Lagre-knappen  for å returnere til fakturaskjermbildet:

Her har programmet nå fylt inn varenavnet og timeprisen. I Antall legger vi inn timene som skal utfaktureres nå. Til slutt kontrollerer vi avgiftskoden som programmet foreslår i feltet Avgift. Kode 30 betyr Utgående mva, høy sats. Forslaget hentes fra skillekortet Kontering på varekortet. Vi aksepterer avgiftskoden og klikker så Ins-knappen  for å legge registreringen ned på skillekortet Varer:

Da er fakturaen ferdig ført og vi klikker Lagre-knappen  for å bilagsføre den og skrive ut:

Legg merke til at fakturaen fikk status  Venter på oppgjør i det den ble lagret.

Ajour Office oppdaterer dokument- og linjestatusene fortløpende med et farget siffer 0 – 9 som kan ha ulik betydning i de ulike transaksjons-/dokumenttypene, bortsett fra status 9 som alltid betyr Oppgjort. Statusene er søkbare via Søk-knappen  i transaksjonsskjermene.

 

Her ser vi mulige fakturastatuser: 

Her er utskrift basert på Blankett uten giro:

Alternativt kan vi sende utskriften som PDF på e-post, enten via SMTP eller via Microsoft Outlook, som vist her:

Den valgte blanketten fungerer da som mal for PDF-vedlegget, mens e-postmalen er mal for selve e-posten, som opprettes i Outlook når vi klikker OK:

E-posten sendes ikke automatisk, men forhåndsvises i Outlook slik av vi kan kontrollere og eventuelt gjøre endringer før vi sender den ved å klikke Send-knappen.

Her er bilaget som programmet opprettet automatisk i det vi lagret fakturaen:

Bilaget har oppdatert hele regnskapet inkludert kundereskontroen (oversikten over mellomværende mellom oss og kunden) i form av en åpen post på kontaktkortet. Det er flere måter å hente opp kontaktkortet på. For eksempel kan vi klikke Kontakt-linken i fakturaen eller bilaget, eller vi kan benytte menyen:

Følg opp nye kunder

Vi velger å lete opp nye kunder via Oppgaver-menyen:

Programmet henter da opp kontaktskjermen med denne dynamiske kontaktgruppen forhåndsvalgt:

Vi er allerede på plass på den aktuelle kontakten i listen og klikker det nedre skillekortet Åpne poster samt det øvre skillekortet Reskontro:

På skillekortet Reskontro ser vi hva vi totalt har til gode hos kunden i feltet Vårt krav som er summen av alle enkeltkravene på det nedre skillekortet Åpne poster.

Registrere innbetalingen

Når kunden betaler, registrerer vi dette enklest ved å velge Innbetaling fra Dokumenter-menyen:

Programmet henter da opp innbetalingsskjermbildet hvor vi klikker Ny-knappen som gir oss en tom innbetaling klar til utfylling. I Dato angir vi innbetalingsdatoen. I Kontakt angir vi kundens navn og trykker Enter eller Tab. Programmet viser da eventuelle åpne poster på kunden slik at vi kan velge hvilke(n) som gjøres opp nå:

Vi haker av fakturaen som innbetales nå og klikker OK. Programmet fyller da inn fakturabeløpet i Beløp og legger fakturaen ned på skillekortet Oppgjør av:

Merk at om kunden innbetaler bare en del av kravet, må vi endre Beløp tilsvarende. Programmet holder så rede på restbeløpet.

Innbetalingen er nå ferdig ført og vi klikker Lagre-knappen  for å bilagsføre den.

Automatisert registrering med OCR-innbetaling

Det blir enda enklere å registrere innbetalinger om du tar i bruk bankenes OCR-innbetalingstjeneste. Ajour Office påfører da KID på alle fakturaene du sender ut. Innbetalinger med KID henter du periodevis i en fil fra NETS eller fra banken din. Filen importeres i Ajour Office som så oppretter innbetalingsbilagene og lukker de åpne postene automatisk. For å komme i gang tar du bare kontakt med banken din og sier at du ønsker en OCR-avtale.

Her er bilaget som ble opprettet i det vi lagret:

Vi ser at bilaget både har oppdatert regnskapet og gjort opp fakturabilaget, noe vi også får bekreftet på kontaktkortet hvor Vårt krav nå er 0 (null) og den åpne posten er borte:

Skillekortet Transer viser alle transaksjoner som er registrert på kontakten. Transnumrene er klikkbare, det vil si at du kan åpne dokumentene herfra. Via den nedre Ny-knappen  kan du også opprette nye transaksjoner for denne kontakten, for eksempel den neste fakturaen: