Funksjonsoversikt
Ajour Office er et komplett forretningssystem og regnskapsprogram med alt en småbedrift trenger til sin daglige drift. Systemet er fleksibelt og en bestemmer selv hvor mye av funksjonaliteten en vil benytte, for eksempel kun faktura og regnskap.
CRM med ledetråder og salgsmuligheter
Konvertering av ledetråder fra kald til varm status og videreføring til salgsmulighet med aktuell status og sannsynlighet for salg.
- Kontaktregister med ledetråder, salgsmuligheter, kunder og leverandører
- Ledetrakt med ledestatuser/-faser (kald til varm, poengbasert 0 – 100)
- Automatisk konvertering til ny status ved oppnådd poenggrense
- Fleksibelt startpunkt, for eksempel direkte varm status eller direkte salgsmulighet
- Akkumulering av ledepoeng fra definerbare, poengutløsende hendelsestyper
- Salgstrakt basert på mulighetsstatuser (innledende til tapt/vunnet), sannsynlighetsbasert 0 – 100 %)
- Lede- og salgstraktrapporter med konverteringsgrad og -hastighet mellom statusene/fasene
- Salgsprognose basert på sannsynlighet og beløp satt i salgsmulighetene
Salg og kjøp med lager
Ende-til-ende salgs- og kjøpsprosess med status og videreføring på dokument- eller linjenivå, med eller uten varelager.
- Forretningstransaksjoner / -dokumenter
- Tilbud > Ordre > Vareutsendelse > Faktura > Kredit- / Purre- / Rentenota / Innbetaling
- Bestilling > Varemottak > Regning > Kreditnota / Utbetaling
- Fleksibelt startpunkt, for eksempel faktura uten forutgående ordre eller regning uten forutgående bestilling
- Dynamisk oppdatert dokument- og linjestatus: 0 – 9, fargekodet
- Videreføring av dokument eller enkeltlinjer
- Hendelser på dokument og linjenivå
- Dekningsbidrag på dokument og linjenivå
- Gjenta dokument årlig, halvårlig, kvartalsvis, bi-månedlig eller månedlig (fast oppdrag)
- Automatisk regnskapsføring / bilagsføring / kontering av hvert dokument basert på enkeltlinjene
- Dokumentutskrift til blankett eller send PDF via e-post (MS Outlook eller SMTP)
- Send e-faktura i EHF-format (via efacto)
- Send SMS (krever separat abonnement hos Link Mobility)
- Tilpass blankettmaler (i intern blankettdesigner eller i Word)
- Tilpass e-post- og SMS-maler
- Valuta/Euro
- Språk (norsk, engelsk, tysk, fransk, spansk)
- KID for OCR-innbetaling
- Gruppefakturering
- Abonnementsfornying
- Gjentakelsesforslag
- Purre- og renteforslag
- Bestillingsforslag
- Remitteringsforslag
- Selgere med budsjett
Varelager:
- Varegrupper med undernivåer
- Varer med eller uten beholdning
- Tjenester
- Abonnementsvarer
- Alternativvarer
- Strukturvarer / produksjonsvarer
- Flerlager
- Varekort med full historikk
- Vekt og volum
- Språk (norsk, engelsk, tysk, fransk, spansk)
- Konto og mva-innstilling
- Avansert prisjustering
- Kostprisoppdatering
- Rabatter
- Flere leverandører
- Bestillingspunkt
- Avgang- og tilgangshistorikk
- Rapporter
- Vareomsetning med dekningsbidrag
- Varebeholdning (verdi og antall / telleliste)
Automatisert regnskap
Siden hvert enkelt forretningstilfelle registreres som et eget dokument av en gitt type, kan den ordinære regnskapsføringen for en stor del automatiseres.
- Standard norsk kontoplan NS 4102, kan tilpasses etter behov
- Avvikende regnskapsår
- Bilagsregistrering direkte mot hovedbok/reskontro
- Korrigering og sletting av bilag (kan sperres)
- Valgfri periodeavslutning (sperring)
- Ubegrenset antall bilag
- Automatisk kontering av alle typer bilag
- Automatisk avgiftshåndtering
- Automatisk utfylling av skattemeldingen for merverdiavgift
- Budsjetter
- Avdelinger og prosjekter med undernivåer
- Import av lønnsbilag fra Matrix Lønn
- Post-mot-post reskontro
- Saldoliste
- Åpne poster, aldersfordelt
- Balanse- og resutatoversikt
- Næringsoppgave
- Bankavstemming
- Remitteringsforslag
- Elektronisk betalingsformidling
- OCR-innbetaling
- Direkte remittering
- Alle rapporter dynamisk oppdatert etter hvert bilag
- SAF-T
Jeg har lang erfaring som regnskapsfører for mindre bedrifter og har prøvd mange forskjellige regnskapsprogram, og vil gjerne si følgende: Det finnes saktens programmer som er raskere når det gjelder å «punche» store bilagsmengder, men det er ingen som slår Ajour Office når man er i sluttfasen av et periode- eller årsregnskap. Siden alt oppdateres etter hvert som bilagene blir registrert, kan man se umiddelbart om en registrering fikk den ønskede virkning, og ble det feil så retter man det straks – uten rettelsesbilag og tungvinte oppdaterings-prosedyrer. Det er virkelig tidsbesbarende, og det gir en god følelse å ha et så godt verktøy å arbeide med. Programmet er dessuten meget fleksibelt og lett å lære!
Kontaktoppfølging
Dynamisk og statisk segmentering for enkeltvis eller gruppebasert oppfølging og utsending av malbasert brev, e-post eller sms.
- Kontaktgrupper / segmenter
- Statiske (manuell tagging)
- Semi-dynamiske (auto-tagging basert på utløsende hendelse, for eksempel varesalg)
- Dynamiske (lagrede søk) med undernivåer (tilleggssøk)
- Trendanalyse – utvikling over tid (absolutt og prosentvis endring)
- Send brev, e-post og sms
- Mange forhåndsdefinerte grupper / segmenter, for eksempel
- Varme / kalde ledetråder
- Nye ledetråder (siste 30 dager)
- Ledetråder i bevegelse (statushevet siste 7 dager)
- Stillestående ledetråder (uten statusheving i 14 dager eller mer)
- Nye kunder (siste 30 dager)
- Aktive kunder (kjøp siste 365 dager)
- Inaktive kunder (ingen kjøp siste 365 dager)
- Nye abonnenter (siste 30 dager)
- Utløpende abonnenter (neste 30 dager)
- Utløpte abonnenter (siste 30 dager)
- Kontaktkort med full historikk
- Kontaktpersoner
- Adresser (besøk, faktura, levering etc)
- Avtaler og hendelser i kalender
- Notater
Annen funksjonalitet
- Ubegrenset antall virksomheter i samme installasjon
- Lisens per virksomhet
- Ubegrenset antall brukere
- Samtidige brukere avgrenset av virksomhetens lisens
- Tilgangskontroll og passordbeskyttelse (valgfritt)
- Tilgangsnivåer (Administrator, vanlig bruker, gjest)
- Administrator tildeler virksomheter, skjermbilder og rettigheter
- Sikkerhetskopiering til zip-fil
- Flytt enkeltvirksomheter mellom maskiner ved hjelp av sikkerhetskopifil
- Flytt hele datasettet til ny maskin ved hjelp av sikkerhetskopi
- Automatisert utflytting av lokalt datasett fra klientmaskin til server
- Knytt lokal installasjon på klientmaskin til eksisterende datasett på server
- Eller installer og kjør direkte fra server i utgangspunktet
Les om hvordan du kommer i gang:
Tilpass programmet til ditt behov.
Registrer inngående regnskapstall og reskontroposter (kundekrav og leverandørgjeld).
Registrer et kredittsalg, send faktura og registrer innbetalingen som gjør opp kravet.
Registrer et kontantkjøp og lagre kvitteringen elektronisk.
Vil takke for et system som jeg er veldig godt fornøyd med. Bruker Ajour Office for 5 forskjellige firmaer med til sammen ca. 60 ansatte og 100 000 000 i omsetning. Systemet er raskt å bruke, meget stabilt, har gode rapporter og er lett å finne frem i. Og ikke minst, supporten er lynrask og god!
Jan Freberg